Also ich denke, auch als Amateur- oder Semipro-Band kann man ruhig mal einen Stagerider anlegen. Macht euch dahingehend mal schlau, was alles drauf muss (in der Regel sind das die Infos für Venue bzw Tontechniker über euren Aufbau und den Bedarf auf der Bühne).
Ergänzend dazu kann man auch einen Hospitality Rider aufsetzen, dem dann eure Bedürfnisse Offstage zu entnehmen sind (Backstageraum, Wünsche für Verpflegung, Parkplatz etc).
Beide Rider, gerade im Amateurbereich, sind weniger als Pflicht, vielmehr als Bitte zu verstehen und erleichtern die Planung für beide Seiten.
Die Person, die sich um den Gig kümmert (also ja, ein einziger Ansprechpartner im Vorfeld wie vor Ort) schickt den/die Rider hin, der Veranstalter meldet zurück was machbar ist und was nicht.
Oft wird sowas auch mal übersehen, gerade bei kleineren Shows. In dem Fall würde ich einfach einen kurzen Stichpunktekatalog aufstellen den ihr bei der Planung/Zusage des Gigs an den Veranstalter schickt:
- Wann ist get-In
- gibt es einen Soundcheck/Linecheck
- wann und wie lange ist Stagetime
- ist Backline vorhanden, wenn ja: welche? wird ggf. Mit anderen Bands geteilt? (Dann bitte Kontakt zu den anderen Bands herstellen, WhatsAppgruppe erstellen etc)
Sofern ihr ohne Vertrag arbeitet der das miteinschliesst, würde ich noch nach einem Backstageraum/sicheren Lagerort für Equipment fragen sowie Verpflegung.
Gage ist in der Regel direkt bei der Anfrage zu klären. Je nach Aufwand für euch hängt davon ja ggf ab, ob ihr den Gig spielen wollt. Wenn der Veranstalter nicht von sich aus einen Deal anbietet, würde ich hier vor der Zusage nachfragen.
Neben der Kommunikation des Bandmitglieds mit dem VA ist dann natürlich die Kommunikation in der Band genauso wichtig.
Insofern überlegt euch doch mal einen festen Ablauf, an dem ihr euch halten könnt. Wenn ihr schriftlich festhaltet was ihr wissen müsst, kann damit ja jede:r von euch arbeiten.
Giganfrage kommt rein -> Person X übernimmt die Kommunikation -> Person X schickt, falls nicht seitens des VA bereits beantwortet, Fragenkatalog mit den wichtigsten Fragen -> bei Zusage alle Infos gebündelt an Band geben -> offene Fragen noch mal an den VA stellen (bestenfalls auch gebündelt) und antworten retour an die Band.
Wenn ihr die Übersicht verliert, legt euch in einem Orgatool, auf das alle Zugriff haben (Trello, Quire, Konzertmeister - im Grunde reicht auch Excel) pro Gig alle Infos ab, dann habt ihr maximale Transparenz.
Hoffe das hilft 